ניהול תיבות מייל בצורה מסודרת זה יותר מסתם סדר שעושים במחשב אלא שיטת עבודה שיכולה לחסוך המון זמן ובעיות עתידיות

ראשית, בין אם תעבדו בתיבות עסקיות או תיבות פרטיות, יש תהליכים חשובים בכל ארגון שצריך לנהל בצורה חיצונית, במיוחד שמדובר בנושאים רגישים (כמו מיילים )

שמירת סיסמאות

ברמת העיקרון, אפשר להגיד שלא צריך לשמור סיסמאות היום, גם מבחינת יכולת שמירת הסיסמאות ב"כספות" כמו הדפדפן ותוכנות שונות וגם מכיוון שיכולת השחזור כיום היא מספיק טובה שם נשכחה סיסמא לתיבה כזו או אחרת ניתן לשחזר אותה על ידי מספר שאלות זיהוי או שליחת סמס לנייד, עם זאת עדין אחד הדברים "המעצבנים" שכל עובד ומנהל מרגישים בשגרת היום יום היא חיפוש סיסמא למערכת או מייל כזה או אחר, ולכן אנו כן ממליצים לשמור אקסל או Google Sheets בכדי לשלוף במהירות את הסיסמא לתיבת המייל (לא הייתי שם בקובץ הזה את כל התיבות ולא הייתי משתף אותו עם כולם, אבל כן הייתי שומר בו את החשבונות החשבונים בארגון) .

פרופיל תיבה מלא

צעד חשוב בהקמת תיבות מייל הוא למלא את הפרטים האמיתיים והנכונים של המשתמש שהולך להתשמש בתיה ולא להתעצל את ה דקה וחצי לצורך מילוי הפרטים, למה זה טוב ? הינה מספר דוגמאות:

• שחזור סיסמא לטלפון נייד – בכל תיבה ניתן לשחזר את הסיסמא לטלפון נייד, חשוב להכניס את הנייד האמיתי והפעיל מאחורי הפרופיל.
• תאריך לידה – גם חשבו לדעת מתי היום הולדת של מי שעובד על התיבה (כן להגיד מזל טוב) וגם מפני שברגע שמגיעים למספר רב של תיבות, אוטומטית שימוש ביומן ארגוני תחת התיבות יציג את כלל ימי הולדת שיש בארגון על גבי היומן.
• אימייל לשחזור תיבת המייל – למייל זה חשיבות גבוהה שכן בכל ניסיון פריצה לתיבה או שימוש לא שגרתי, המייל שעומד מאחורי התיבה יקבל התראה על ניסיון חדירה ויאפשר להקל על כניסה לתיבה המאוימת על ידי שימוש בשחזורי הסיסמא שקיימים במערכת.
  
  

חוזק סיסמאות בארגון

סיסמאות חלשות נפרצות, זו כבר עובדה מחקרית שיכולות הפריצה לתיבות ברוב המקרים קוראת מתוך אי מתן חשיבות לחוזק הסיסמא של התיבה ובכך משתמשים בוחרים בסיסמאות קלות לפיצוח.

הכנסה של מדיניות סיסמאות מונעת את האפשרות בשימוש בסיסמאות קלות ומאפשרת לנטרל את האפשרות בשימוש הלא חכם של מספר טלפון בסיסמא או חס ושלום השימוש ב "123456"

אי מתן שימוש בתיבות המייל על גבי טלפונים שלא שייכים לארגון

עובד שעוזב ופיתח תלות בתיבה, בעיה לשני הצדדים.
חידוד נהלים מראש וחסימת האפשרות לסנכרון תקיית התמונות של הניידים או גיבוי ספרי הטלפונים וכו על הטלפון הפרטי עם תיבת המייל העסקית, תאפשר גם שמירה על הפרטיות של העובד וגם יותר מקום פנוי בתקיות העבודה שלשמם הוקמו בכונני הענן שתחת התיבות, לכן מומלץ לדאוג שהשימוש בתיבות המייל מתבצע בסביבה עסקית ולא פרטים (למשל להתקין את התיבה על המכשיר ללא שימוש בשאר היכולות הטכנולוגים של החשבון)

כלי לניהול ופתיחת תיבות

בדיקת דוחות השימוש בקונסול של תיבות המייל אחת לתקופה יכול לתת עזרה בלהבין באיזה שימושים המשתמשים מרבים להשתמש ולנתח את הצרכים היום יומיים שיש לעובדים במערכת.